Obecné zásady zpracování osobních údajů

14. 3. 2019 · 12 minut čtení

Úvod
1. Účelem tohoto dokumentu je podání informace o podmínkách a okolnostech zpracování osobních údajů zákazníků, obchodních partnerů, návštěvníků, uživatelů informačních systémů nebo aplikací a dalších osob (dále také jen „subjekt“) ve společnosti ČESKÁ LÉKÁRNA HOLDING, a.s., IČ: 28511298, sídlem Nové sady 996/25, Staré Brno, 602 00 Brno, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 6919 (dále jen „správce“).
2. Správce určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů.
3. Při zpracování osobních údajů správce dbá na soulad jak s právem národním, tak s právem Evropské unie, zejména na soulad s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), které nabylo účinnosti dnem 25. května 2018 jako přímo účinná právní norma i v rámci právního řádu České republiky, a na soulad s relevantními vnitrostátními právními předpisy, zejména zákonem o ochraně osobních údajů.
4. Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „zásady“) vysvětlují, jaké osobní údaje správce shromažďuje přímo od subjektu, prostřednictvím komunikace se subjektem, v souvislosti s využíváním produktů a služeb, které správce poskytuje, nebo v souvislosti s jinými obchodními vztahy. Tyto zásady také vysvětlují, jaké osobní údaje získává správce od jiných osob nebo zdrojů, a jak tyto údaje používá.
5. Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu; osobním údajem je například jméno, příjmení, e-mail, mobilní telefon, adresa; osobním údajem může ve spojení s dalším osobním údajem být i údaj o nákupní preferenci (společně dále jen „osobní údaj“ či „údaj“).
6. Osobní údaje subjektu jsou zpracovávány v souladu s těmito zásadami a právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací prováděná s osobními údaji automatizovaně nebo manuálně, prostředky výpočetní techniky i jinými prostředky, a to zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, uchovávání, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace (dále jen „zpracování“).
7. Vedle těchto souhrnných zásad jsou některé podrobnosti o zpracování osobních údajů obsaženy také v dokumentech, které jsou ze strany správce poskytovány v rámci vzájemné komunikace, nebo které jsou zobrazeny na internetových stránkách používaných správcem pro usnadnění a urychlení komunikace se subjektem.
8. V případě, že subjekt kterémukoliv bodu nebo podmínce dle těchto zásad nerozumí, může se obrátit na správce na kontaktech uvedených níže.
9. K ochraně poskytnutých osobních údajů přistupuje správce s vysokou pečlivostí. Osobní údaje jsou správcem zpracovávány transparentně a v souladu s příslušnou účinnou právní úpravou.
10. Správce zásadně shromažďuje jen ty osobní údaje, které skutečně potřebuje ke stanovenému účelu. Správce vše činí tak, aby průběžně hodnotil zpracování ať již z hlediska náležitého zabezpečení, minimalizace osobních údajů, tak i z hlediska transparentnosti, korektnosti a zákonnosti. Správce dodržuje zásadu odpovědnosti, integrity, důvěrnosti, přesnosti a omezení uložení.
11. Správce je oprávněn v případě potřeby zásady změnit.
Kontaktní údaje správce
1. Kontaktní údaje správce jsou následující:
  1. www.drmax.cz
  2. 844 909 909 (volání je zpoplatněno dle ceníku příslušného operátora)
  3. info@drmax.cz
  4. ČESKÁ LÉKÁRNA HOLDING, a.s., Kontaktní centrum Dr. Max, Nové sady 996/25, 602 00 Brno
2. Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje jsou následující:
  1. dpo@drmax.cz
  2. ČESKÁ LÉKÁRNA HOLDING, a.s., Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Nové sady 996/25, 602 00 Brno
Účel zpracování osobních údajů
1. Získané osobní údaje používá správce v závislosti na povaze vztahu k subjektu, zejména pro následující účely popsané v samostatných dokumentech:
2. Získané osobní údaje používá správce v závislosti na povaze vztahu k subjektu za účelem:
  1. Vyřízení dotazu položeného v poradně „Zeptejte se lékárníka“ umístěné na stránkách www.drmax.cz.
3. V rámci stanoveného účelu jsou vždy prováděny jen takové operace (činnosti) zpracování, které jsou nezbytně nutné pro naplnění daného účelu.

Právní základ zpracování
1. Právní základ zpracování je samostatně uveden v rámci příslušného dokumentu popisujícího příslušný účel zpracování.
2. Právním základem zpracování pro
  1. vyřízení dotazu položeného v poradně „Zeptejte se lékárníka“ umístěné na stránkách www.drmax.cz – je informovaný a dobrovolný souhlas subjektu, který je udělován správci pro stanovený účel
3. V případě, že ke zpracování dochází na základě informovaného a dobrovolného souhlasu subjektu, subjekt není povinen osobní údaje poskytovat a udělovat souhlas. Pokud však subjekt souhlas neudělí, nebude možné realizovat předmětné zpracování. Subjekt má možnost svůj souhlas kdykoliv odvolat, přičemž po odvolání souhlasu je právním základem oprávněný zájem správce z důvodu prokázání souladu při kontrolách ze strany orgánů dozoru a pro obhajobu a výkon práv.
4. V případě, že ke zpracování dochází na základě oprávněného zájmu správce je subjekt oprávněn k podání námitky proti zpracování za účelem zjištění, zda oprávněné zájmy správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu. V takovém případě bude zpracování osobních údajů omezeno na uložení nebo na určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
1. Osobní údaje subjektu jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu ke splnění daného účelu.
2. Osobní údaje jsou správcem zpracovávány v rozsahu uvedeném v rámci dokumentu popisujícího příslušný účel zpracování.
3. Osobní údaje jsou za účelem vyřízení dotazu položeného v poradně „Zeptejte se lékárníka“ umístěné na stránkách www.drmax.cz správcem zpracovávány v rozsahu:
  1. identifikační a kontaktní údaje (zpravidla e-mailová adres;
  2. dotaz položený v poradně a odpověď na něj – položený dotaz či odpověď na něj mohou obsahovat údaje vypovídající o mém zdravotním stavu, a může se tak jednat o zvláštní kategorii osobních údajů.
Doba Zpracování Osobních údajů
1. Osobní údaje subjektu budou zpracovávány po dobu odpovídající účelu zpracování a příslušnému právnímu titulu.
2. Osobní údaje jsou správcem zpracovávány v rozsahu uvedeném v rámci dokumentu popisujícího příslušný účel zpracování.
3. Doba uchování osobních údajů pro
  1. vyřízení dotazu položeného v poradně „Zeptejte se lékárníka“ umístěné na stránkách www.drmax.cz – 1 měsíc od položení dotazu.
Způsob zpracování, zpracovatelé a příjemci
1. Osobní údaje budou zpracovávány automatizovaným i manuálním způsobem vlastními zaměstnanci správce nebo osobami v postavení zpracovatelů, které správce zpracováním osobních údajů pověřil a s nimiž uzavřel příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů (taková osoba dále jen „zpracovatel“). Zpracování bude prováděno rovněž prostředky výpočetní techniky.
2. Subjekt bere na vědomí, že správce využívá ke splnění daného účelu zpracovatele, kteří mají přístup k nezbytnému rozsahu osobních údajů subjektu pro splnění svého úkolu. Jedná se o zpracovatele zejména z následujících kategorií:

osoby provádějící účetnictví, audit, právní služby;
osoby poskytující IT služby;
osoby zabývající se marketingem;
osoby zabývající se zpracováním tištěných materiálů;
osoby zabývající se vývojem, prodejem a servisem lékárenských systémů;
osoby zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů;
osoby zabývající se vývojem webových a mobilních aplikací;
osoby zabývající se on-line komunikací, včetně komunikace na sociálních sítích;
osoby zabývající se zjišťováním zákaznické spokojenosti.
1. Osobní údaje subjektu mohou být poskytnuty též dalším příjemcům, kteří se podílejí na činnosti správce, a to v rozsahu nezbytném pro naplnění příslušného účelu zpracování.
2. Aktuální seznam příjemců, včetně zpracovatelů, si lze vyžádat na kontaktech správce uvedených v čl. II odst. 1 těchto zásad.
3. Osobní údaje mohou být rovněž poskytnuty orgánům veřejné moci oprávněným získávat osobní údaje dle příslušných právních předpisů. Zpracování osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro daný účel zpracování.

Uplatnění práv
1. Veškeré dotazy, poznámky či žádosti týkající se zpracování osobních údajů, a to včetně vznesení námitky proti zpracování osobních údajů, může subjekt směřovat na kontakty správce uvedené v čl. II odst. 1 těchto zásad.
2. Není-li dotaz či žádost subjektu ke zpracování osobních údajů dle předchozího odstavce uspokojivě vyřízena, či má subjekt jiný dotaz, může se obrátit na pověřence správce pro ochranu osobních údajů na kontaktech uvedených v čl. II odst. 2 těchto zásad.
3. Žádost, dotaz, námitky, uplatnění práva, požadavek na přístup či jiný požadavek subjektu bude po přijetí správcem zpracován bez zbytečného odkladu, v odůvodněných případech nejdéle do 1 měsíce. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce.
4. V případě potřeby mohou být při vyřizování požadavků dle tohoto článku VIII. zásad ze strany správce vyžadovány dodatečné informace pro přiřazení osoby ke konkrétnímu subjektu. V odůvodněných případech, pro ochranu práv subjektů, může být požadována kontrola/ověření identifikace osoby žadatele.
5. Orgánem dozoru pro zpracování osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny na www.uoou.cz. Subjekt je oprávněn podat stížnost k orgánu dozoru.
Podrobné poučení o právech
1. Právo na přístup

Subjekt má právo získat od správce potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, má právo požadovat informaci o účelu, kategoriích, zdroji, příjemcích, době zpracování, existenci práva na opravu, výmaz, omezení, námitky a podání stížnosti u dozorového úřadu.
Správce má nastavena opatření, aby každému subjektu poskytl veškeré informace a sdělení o zpracování. Správce informace poskytne elektronicky, popřípadě písemně.
Správce neodmítne vyhovět žádosti subjektu při výkonu práv subjektu, ledaže nemůže věrohodně zjistit totožnost subjektu údajů, k němuž se dotčené údaje vztahují.
Veškeré informace, sdělení a úkony jsou udělovány bezplatně. Pokud jsou žádosti podané subjektem vyhodnocené jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a zejména pokud se opakují, může správce buď: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud má správce důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení subjektu.
1. Právo na opravu
Subjekt má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se subjektu týkají.
S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
1. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Subjekt má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se subjektu týkají, a správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) subjekt odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

c) subjekt vznese námitky proti zpracování (podle níže uvedeného „Práva vznést námitku“) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;

f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti v případě osoby mladší 16 let, u níž musí ke zpracování dle účinné právní úpravy dát souhlas osoba vykonávající rodičovskou zodpovědnost.

Výše uvedené se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné:

a) pro výkon práva na svobodu projevu a informace;

b) pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle právních předpisů, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen;

c) z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;

d) pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výše uvedené právo znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování;

e) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

1. Právo na omezení zpracování
Subjekt má právo na to, aby správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

a) pokud subjekt popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;

b) zpracování je protiprávní a subjekt odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

d) pokud subjekt vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu.

Pokud bylo zpracování omezeno dle výše uvedeného „Práva na omezení zpracování“, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.
1. Právo na přenositelnost údajů
Subjekt má právo získat osobní údaje, které se jej týkají, které sdělil správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:

a) zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě; nebo

b) zpracování se provádí automatizovaně.

Předmětem „Práva na přenositelnost“ nejsou data získaná činností správce.
Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má subjekt právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
Výkonem výše uvedeného „Práva na přenositelnost údajů“ není dotčeno výše uvedené „Právo na výmaz“.
Výše uvedeným „Právem na přenositelnost údajů“ nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
1. Právo vznést námitku
Z důvodů týkajících se konkrétní situace subjektu, má subjekt právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a které jsou zpracovávány na základě právního důvodu spočívajícím v oprávněném zájmu správce.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely obrany proti nárokům subjektu, vymáhání pohledávek správce, k doložení souladu při provádění kontroly ze strany orgánu dozoru, má subjekt právo vznést kdykoliv námitku. Správce na základě této námitky přezkoumá zpracování a osobní údaje dále nezpracovává, pokud nebudou existovat závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
1. Automatizované individuální rozhodování, včetně profilování
Subjekt má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro subjekt právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýká.
Správce nezakládá žádná ze svých rozhodnutí při provozování klientské linky výhradně na automatizovaném zpracování a profilování, které je správcem prováděno, nemá pro subjekt právní účinky, ani se jej významně nedotýká.

Zpátky na výpis